Projektmanagement

Definition
Aufgaben
Prozessgruppen
Wissensfelder
Lernunterlagen

Definition

In der Literatur finden sich zahlreiche Definitionen, die in ihren Kernaussagen aber weitestgehend deckungsgleich sind. Eine anerkannte Definition stammt vom Project Management Institute (PMI) der Vereinigten Staaten:

„Project Management is the application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet project requirements.“

Nach dem Project Management Institute handelt es sich beim Projektmanagement um ein zeitlich begrenztes Vorhaben, aus dem einzigartige Produkte oder Dienstleistungen hervorgehen und das messbare Ziele aufweist.

Aufgaben des Projektmanagements

Zu den vielfältigen Aufgaben eines Projektleiters gehören unter anderem die Folgenden:

Akquirieren des Projektauftrags
Abstimmung der Ziele und organisatorischen Gestaltung des Projekts
Termin-, Ressourcen-, Kosten- und Budgetplanung
Verteilung der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung
Personalmanagement: Mitarbeiterführung, Teambildung, Festlegung von Rollen, Werten und Regeln
Koordination der internen sowie externen Kommunikation
Dokumentation und Erstellen von Berichten
Steuerung und Kontrolle des Projektes, dazu zählen Termine, das Überwachen der Kosten und des Leistungsfortschritts und das Einhalten der Budgetvorgaben
Im letzten Schritt folgt der Abschluss des Projektes

Prozessgruppen des Projektmanagements

Die verschiedenen Prozessgruppen orientieren sich an den Phasen eines Projektes. Der Vorteil daran ist, dass unabhängig von sonstigen Rahmenbedingungen, immer wieder der gleiche Prozess durchlaufen wird, und damit eine Sicherheit entsteht. Allerdings entsteht dadurch auch eine Art Formalismus und damit die Gefahr, dass die für das Projekt notwendige Flexibilität verloren geht. Folgende Prozessgruppen existieren:

Initiierung

dieser Prozess wird jeweils zum Projektstart und bei jedem Start einer Projektphase durchlaufen und unterteilt sich in folgende Schritte:

Verteilung aller notwendigen Informationen, damit direkt zu Beginn effektiv und effizient gearbeitet werden kann
Klärung der Ziele und Arbeitsweisen der jeweiligen Projektphase, um Schwierigkeiten aus anfänglichen Nachlässigkeiten bestmöglich zu verhindern
Austausch der Informationen und Angleichung unter den Stakeholdern
Betrachtung des Projektes / der nächsten Projektphase in allen Teilen und Zusammenhängen

Ziel ist das Erreichen einer frühzeitigen Übereinstimmung aller Beteiligten

Ausführung

unter diesen Schritt fällt die Koordination der Mitarbeiter, sowie anderer Ressourcen, einschließlich deren Zuordnung zu den Vorgängen im Plan.

Hilfsprozesse, wie bspw. die Qualitätssicherung, das Informationswesen, oder auch die Teamentwicklung und Lieferantenauswahl unterstützen die Phase der Ausführung.

Planung

die zur Planung des Projektes und zur Detaillierung der jeweiligen Projektphase notwendigen Schritte werden hierunter zusammengefasst. Auch Handlungsalternativen werden geprüft und ausgewählt.

Konkrete Prozesse innerhalb der Planung sind unter anderem:

Planung / Definition von Inhalt und Umfang
Definition der Vorgänge
Planung des Einsatzmittelbedarfs
Kostenplanung
Risikomanagementplanung
Terminplanung
Zusammenstellung des Projektplans

Controlling

hierunter fällt vor allem die kontinuierliche Überwachung und Steuerung des Projektes, um einen zielorientierten Ablauf sicherzustellen. Ein hilfreiches Instrument ist an dieser Stelle der Plan-Ist-Vergleich, bei dem zu festen Zeitpunkten, sogenannten Berichtszeitpunkten, die geplanten mit den aktuellen Werten verglichen werden. im Falle von Abweichungen kann so frühzeitig gegengesteuert werden.

Abschluss / Nachprojektphase

in diesen letzten Schritt fallen unter anderem die Nachkalkulation, das Sichern von Erfahrungswerten für zukünftige Projekte und das Erstellen eines Abschlussberichtes

Wissensfelder des Projektmanagements

Die sogenannten Wissensfelder repräsentieren eine Sammlung von Konzepten, Begriffen sowie Handlungsempfehlungen für spezialisierte Bereiche des Projektmanagements und finden in allen fünf Phasen eines Projektes Anwendung. Nach dem Project Management Institute sollen die folgenden neun Teildisziplinen die unterschiedlichen Komponenten des Projektmanagements aufzeigen.

Project Integration Management (Integrationsmanagement): in dieser Teildisziplin wird der Projektplan entwickelt und durchgeführt. Auch die, für die Projektaktivitäten, notwendigen Prozesse werden hier festgelegt, um eine möglichst gute Koordination und Integration zu erzielen.
Project Scope Management (Umfangsmanagement): das Umfangsmanagement überprüft den Leistungsfortschritt des Projektes. Es überwacht und steuert das Projekt, mithilfe der Projektinitiierung, der Planung des Inhalts und Umfangs, der Leistungsdefinition sowie –verifizierung.
Project Time Management (Zeitmanagement): um die fristgerechte Fertigung des Projekts gewährleisten zu können, ist das Zeitmanagement essentiell. Die hier anfallenden Aufgaben reichen von der Vorgangsdefinition, über die Terminabwicklung bis hin zur Terminplanüberwachung.
Project Cost Management (Kostenmanagement): im Zentrum stehen die finanziellen Ressourcen, dazu ist die Einsatzmittelplanung ebenso wichtig wie die Kostenschätzung, Budgetierung, inklusive der Kostenüberwachung.
Project Quality Management (Qualitätsmanagement): hierunter fallen die Planung, Lenkung und Sicherung der Projektqualität. Das Ziel ist dabei vom Auftraggeber geforderten Qualitätsansprüche einhalten zu können.
Project Human Resource (Personalmanagement): hier anfallende Tätigkeiten sind unter anderem die Projektorganisation, Personalakquisition und auch die Teamentwicklung.
Project Communications Management (Kommunikationsmanagement): hierunter fallen alle Aufgaben die für das rechtzeitige und sachgerechte Erzeugen, Sammeln, Verteilen, Weitergeben, Speichern, Abrufen und Verwenden von Projektinformationen notwendig sind. Das Kommunikationsmanagement kann dabei bis zu 50% der Projektarbeit einnehmen.
Project Risk Management (Risikomanagement): Während der Projektabwicklung kann es jederzeit zu Problemen kommen, weshalb das Risikomanagement einen wesentlichen Baustein des gesamten Projektmanagements ausmacht. Folgende Risiken können dabei auftreten:
- technische Risiken (Maschinenausfall, Materialschäden)
- betriebswirtschaftliche Risiken (Bonität der Geschäftspartner)
- personelle Risiken (Ausfall wegen Krankheit, Kündigung etc.)
- politische Risiken (Änderung der Unternehmensstrategie)
- Wettbewerbs- und Marktrisiken (durchsetzungsfähigere Konkurrenzprodukte)
- Risiken aus dem Projektumfeld (vorgegebener Zeitrahmen, klimatische Bedingungen)
Project Procurement Management (Beschaffungsmanagement): da für den reibungslosen Ablauf des Projektes Waren und auch Leistungen notwendig sind, werden in diesem Schritt Angebote eingeholt, Lieferanten ausgewählt und Verträge entsprechend gestaltet und erfüllt.

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