Inventur und Inventar
Inhaltsübersicht
Definition
Inventur und Inventar sind zwei Begriffe aus dem betrieblichen Rechnungswesen und elementar für die Buchführung, sowie den Jahresabschluss eines Unternehmens. In §24 0 (1) HGB heißt es, dass jeder Geschäftsmann zu Beginn seines Handelsgewerbes alle Vermögensgegenstände, sowie Schulden einzeln und in Höhe ihres jeweiligen Wertes erfassen und angeben muss. Auch für das Ende eines jeden Geschäftsjahres muss er, gemäß §240 (2) HGB, sein Inventar vollständig erfassen.
Als Inventar bezeichnet man dabei ein detailliertes Verzeichnis aller, dem Kaufmann wirtschaftlich zuzurechnender Vermögensgegenstände des Anlage- und Umlaufvermögens, sowie sämtliche Schulden. Das Inventar ist damit zugleich das Ergebnis der Inventur. Die Inventur hingegen ist eine Bestandsaufnahme, d.h. die wert- und mengenmäßige Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden des Kaufmanns. Man unterscheidet die körperliche Inventur, bei der alle materiellen Vermögensgegenstände, wie Rohstoffe oder Waren im Lager gemessen, gewogen oder gezählt werden, und die Buchinventur, bei der all diejenigen Vermögensgegenstände, die man nicht körperlich erfassen kann, wie bspw. Forderungen oder Verbindlichkeiten, mithilfe von Belegen, wie Quittungen oder Rechnungen, erfasst werden.
Inventurverfahren
Der Gesetzgeber räumt dem Kaufmann verschiedene Verfahren ein, die sich hinsichtlich des Zeitpunktes der Erfassung aller Vermögensgegenstände und Schulden unterscheiden:
Stichtagsinventur
Die Erfassung der Vermögensgegenstände und Schulden erfolgt bei diesem Verfahren immer am Abschlussstichtag des Geschäftsjahres, welcher in der Regel der 31. Dezember eines jeden Jahres ist
Ausgeweitete Stichtagsinventur
Die Bestandsaufnahme erfolgt bei diesem Verfahren entweder 10 Tage vor, oder 10 Tage nach dem Abschlussstichtag. Dies erfordert allerdings, dass der Kaufmann seinen Bestand auf den Abschlussstichtag fortschreiben, oder zurückrechnen muss, so dass für den Jahresabschluss nur die Bestände bilanziert werden, die der Kaufmann am Abschlussstichtag auch tatsächlich besitzt
Vor- oder nachgelagerte Inventur
Ähnlich der ausgeweiteten Stichtagsinventur hat der Kaufmann einen Zeitraum, um den Bilanzstichtag herum, zu dem er seine Bestände erfassen kann. Konkret umfasst dieses Zeitfenster bis zu 3 Monate vor, sowie 2 Monate nach dem Bilanzstichtag. Doch auch hier gilt: die Bestände sind mengen- und wertmäßig auf den Bilanzstichtag fortzuschreiben bzw., im Falle der nachgelagerten Inventur, zurückzurechnen.
Permanente Inventur
Die permanente Inventur kennzeichnet sich durch die, über das gesamte Geschäftsjahr verteilte, vollständige Aufnahme der Vermögensgegenstände und Schulden.
Grundlegend für die Anwendung dieser ist jedoch, dass der Kaufmann mindestens einmal im Geschäftsjahr eine körperliche Inventur durchführt. Zudem wird eine zuverlässige Lagerbuchhaltung gefordert, in der laufend alle Zu- und Abgänge dokumentiert werden.
Stichprobeninventur
Mit einer Stichprobeninventur wird aus repräsentativen Stichproben, per Hochrechnung der gesamte Bestand ermittelt.
Dieses Verfahren darf allerdings nur dann zum Einsatz kommen, wenn anerkannte statistische Verfahren angewandt werden.
Wozu dient die Inventur und was passiert bei Abweichungen?
Der Gesetzgeber fordert eine Inventur, da er den Daten, rein aus der Buchführung, nicht traut. Gründe dafür sind, dass ohne Inventur nicht festgestellt werden könnte, wenn Bestände nicht mehr der Richtigkeit entsprechen, etwa aufgrund von Diebstahl. Die Inventur ist damit ein Kontrollinstrument der Buchführung, die Basis für den Jahresabschluss am Ende des Geschäftsjahres ist.
Das führt dazu, dass die Daten der Inventur, gegenüber denen der Buchführung, Priorität besitzen. Kommt es also zu Unstimmigkeiten zwischen den Beständen laut Büchern und denen der Inventur, so sind die Zahlen in den Büchern entsprechend anzupassen. Damit gilt, dass die Buchführung ohne eine Inventur als nicht ordnungsgemäß angesehen wird.
Hintergrund dessen ist, dass der Kaufmann zum Ende des Geschäftsjahres nur diejenigen Vermögensgegenstände und Schulden in seiner Bilanz ausweisen soll, die ihm auch tatsächlich zuzurechnen sind. Durch die Inventur schützt und kontrolliert der Kaufmann also einmal sich selber, allem voran dient dieses Vorgehen aber auch dem Schutz der Gläubiger, der im externen Rechnungswesen eine zentrale Rolle einnimmt. Die Inventur kann damit als Sicherungsinstrument, über die tatsächliche Existenz der angegebenen Vermögensgegenstände und Schulden, verstanden werden.
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