Projektmanagement

Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit

* klarer Zielsetzung
* begrenzter Dauer
* begrenzten Ressourcen
* eigener Organisation
* gewisser Komplexität.

Projektmanagement umfasst alle Führungsaufgaben, -organisationen, -techniken und -mittel zur erfolgreichen Durchführung eines Projekts.

* steigende Komplexität
* kürzere Produktlebenszyklen
* Globalisierung
* Innovationsdruck
* Digitalisierung

* Termine einhalten
* Kosten einhalten
* Qualität sichern
* Projektziele erreichen
* Kundenzufriedenheit

Die drei wichtigsten Projektziele:

* Zeit
* Kosten
* Qualität/Leistung

Ändert sich eins, beeinflusst das die anderen.

* Einmaligkeit
* Komplexität
* Zielorientierung
* zeitliche Begrenzung
* begrenzte Ressourcen
* eigenes Projektteam

Alle Personen oder Gruppen, die Einfluss auf das Projekt haben oder vom Projekt betroffen sind.

* Kunde
* Auftraggeber
* Projektleiter
* Projektteam
* Lieferanten
* Behörden
* Anwohner
* Geschäftsführung

Sie schafft:

* klare Ziele
* klare Abgrenzung
* gemeinsames Verständnis
* Grundlage für Planung
* verbindliche Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Projektleiter.

* Neuartigkeit
* Komplexität
* unterschiedliche Interessen
* fehlendes Detailwissen
* Zeitmangel.

S = Spezifisch

M = Messbar

A = Akzeptiert/Attraktiv

R = Realistisch

T = Terminiert

* Annahmbar
* Realisierbar
* Objektiv
* Messbar
* Aussagefähig

Must

Should

Could

Won’t

→ Priorisierung von Anforderungen.

* Projektziel
* Projektumfang
* Termine
* Ressourcen
* Verantwortlichkeiten
* Rahmenbedingungen

* bessere Ressourcennutzung
* weniger Koordinationsaufwand
* bessere Entscheidungen
* höhere Motivation
* höhere Flexibilität
* stärkere Kundenorientierung.

* Einfluss-/Stabsorganisation
* Reine Projektorganisation
* Matrixorganisation
* Poolorganisation.

Projektleiter besitzt volle Weisungsbefugnis.

Projektteam arbeitet ausschließlich am Projekt.

Geeignet für große und komplexe Projekte.

* schnelle Entscheidungen
* kurze Kommunikationswege
* hohe Motivation
* klare Verantwortung
* starke Identifikation mit Projektzielen

* hoher Personalaufwand
* Mitarbeiter fehlen in Fachabteilungen
* Wiedereingliederung nach Projektende schwierig

Mitarbeiter haben zwei Vorgesetzte:

* Projektleiter
* Linienvorgesetzter

* optimale Ressourcennutzung
* Experten bleiben in Fachabteilungen
* Wissen bleibt erhalten

Konflikte durch doppelte Weisungsbefugnis.

1. Projektstart
2. Projektplanung und -umsetzung
3. Projektsteuerung und Änderungen
4. Projektabschluss.

* Projektidee prüfen
* Projektziele festlegen
* Projektauftrag erstellen
* Stakeholder analysieren
* Projektteam bilden

* Termine planen
* Kosten planen
* Ressourcen planen
* Risiken erkennen
* Projekt strukturieren

Der Projektstrukturplan zerlegt ein Projekt in kleinere, überschaubare Arbeitspakete.

➡️ Er beantwortet die Frage:
“Was muss gemacht werden?”

* bessere Übersicht
* vollständige Planung
* Verantwortlichkeiten festlegen
* Grundlage für Termin- und Kostenplanung

Die kleinste planbare Einheit eines Projekts.

Es enthält:

* Aufgabe
* Verantwortlichen
* Dauer
* Kosten
* Ergebnisse

Ein wichtiger Kontrollpunkt ohne Dauer.

Er zeigt den Abschluss eines wichtigen Projektabschnitts.

* Fortschritt kontrollieren
* Termine überwachen
* Entscheidungen treffen
* Projekt steuern

Zur Planung und Steuerung von Projekten.

Er zeigt:

* Reihenfolge
* Abhängigkeiten
* Dauer
* kritischen Pfad
* Pufferzeiten

* FAZ = Frühester Anfang
* FEZ = Frühestes Ende
* SAZ = Spätester Anfang
* SEZ = Spätestes Ende

FEZ = FAZ + Dauer

SAZ = SEZ − Dauer

GP = SAZ − FAZ

oder

GP = SEZ − FEZ

Zeit, um die sich ein Vorgang verschieben darf, ohne den Endtermin des Projekts zu gefährden.

Wenn
Gesamtpuffer = 0

Die längste Kette von Vorgängen ohne Puffer.
Sie bestimmt die Projektdauer.

Das gesamte Projekt verzögert sich.

Zeit, um die ein Vorgang verschoben werden darf, ohne den frühesten Beginn des Nachfolgers zu beeinflussen.

Puffer, der genutzt werden kann, ohne Vorgänger oder Nachfolger zu beeinflussen.

Ein Ereignis, das den Projekterfolg negativ beeinflussen kann.

* Lieferverzug
* Personalausfall
* Kostensteigerung
* technische Probleme
* Terminüberschreitungen

* Risiken erkennen
* bewerten
* vermeiden
* überwachen
* Gegenmaßnahmen entwickeln

* Termine
* Kosten
* Qualität
* Ressourcen
* Risiken

Vergleich zwischen Planung und tatsächlichem Projektverlauf

Es werden Korrekturmaßnahmen eingeleitet.

Eine Menge von Projekten, die gemeinsam koordiniert werden, um für das Unternehmen einen größeren Nutzen zu erzielen als bei einer Einzelbetrachtung.

Koordination mehrerer zusammengehöriger Projekte zur Erreichung eines gemeinsamen strategischen Unternehmensziels.

* Ressourcen sinnvoll verteilen
* Abhängigkeiten zwischen Projekten erkennen
* Erfahrungen aus Projekten nutzen
* Projekte priorisieren.

* bessere Ressourcennutzung
* strategische Ausrichtung
* Priorisierung wichtiger Projekte
* Nutzung von Synergien

* Fachkompetenz
* Sozialkompetenz
* Entscheidungskompetenz
* Anwendungskompetenz.

Fachwissen, Berufserfahrung und Expertise für die Projektaufgaben.

* Teamfähigkeit
* Kommunikationsfähigkeit
* Konfliktfähigkeit
* Führung und Zusammenarbeit

1. Forming
2. Storming
3. Norming
4. Performing
5. Adjourning.

Kennenlernen.

Unsicherheit.

Rollen finden.

Konflikte.

Meinungsverschiedenheiten.

Machtkämpfe.

Regeln entstehen.

Zusammenhalt wächst.

Gemeinsame Ziele.

Effiziente Zusammenarbeit.

Hohe Leistung.

Problemlösung steht im Vordergrund.

Projektende.

Team löst sich auf.

* unterschiedliche Ziele
* schlechte Kommunikation
* Ressourcenknappheit
* unklare Rollen

* Kommunikation
* Moderation
* Kompromisse
* klare Verantwortlichkeiten

Ein Ansatz, bei dem das Projekt schrittweise entwickelt und laufend an neue Anforderungen angepasst wird.

* Kundenorientierung
* kurze Entwicklungszyklen
* regelmäßiges Feedback
* hohe Flexibilität
* kontinuierliche Verbesserungen

Er priorisiert Anforderungen und entscheidet über die Abnahme der Ergebnisse.

Er moderiert den Prozess, achtet auf die Einhaltung der Regeln und unterstützt das Team. Er trägt nicht die Gesamtverantwortung für das Projekt.

* hohe Flexibilität
* schnelle Reaktion auf Änderungen
* starke Kundenorientierung
* regelmäßige Teilergebnisse

Wenn

* Ziele klar definiert sind,
* Anforderungen stabil bleiben,
* Termine und Kosten gut planbar sind.

-Standardprojekte
-Akzeptanzprojekte
-Potenzialprojekte
-Pionierprojekte

-viele Erfahrungen
-einfach abgewickelt

Z.b. Technische Kundenprojekte

-Klare Aufgabenstellung
-formalisiert und standardisierte Methoden


Z.b. Straßenbau-Projekt

-offene Fragestellung
-geringes Risiko

Z.b. Vorstudie für die Verbesserung der Kundenbeziehung

-folgenreiche Eingriffe
Organisation
-hohes Risiko

Z.b. Fusion zweier Firmen

-Funktionales PM
-Institutionelles PM
-Personelles PM
-Instrumentelles PM

Betrachtung der Arbeitsschritte der Einzelnes Lebensphasen des Projektes

Z.b. Projektplanung, Projektdurchführung, Projektcontrolling

Betrachtung der Projektorganisation und ihrer Verknüpfungen

Z.b. Projektbeteiligte, Projektorganisation

Betrachtung der Zusammenarbeit im Projekt

Z.b. Kommunikation, Motivation, Projektkultur

Betrachtung der Instrumente und Techniken

Z.b. PM-Tools, etablierte Methoden, PM-Handbuch

-Betrachtungsfeld weit umfassen
-schrittweise eingeengt
-erste generelle Ziele dann vertiefen
-vollständige Doku

- Auftrag unklar
- Kosten Pauschal geschätzt
- Verantwortlichkeit unklar

-Mitarbeiter sind den Linienvorgesetzten unterstellt
-Projektleiter hat kein Weisungsrecht nur Beratung

-flexibler Personaleinsatz
-Verantwortung bleibt weitgehend bei der Linie
-einfacher Erfahrungsaustausch

-Niemand fühlt sich verantwortlich
-Reaktionsgeschwindigkeit gering
-kein wirkliches Projektteam

-Projektleiter wählt Team aus fachlichen Pools
-Poolmanager sind
Dienstleister die dem Projekt Spezialisten zur Verfügung stellen

-minimalste Hierarchie
-Unternehmerisches Denken im
Pool wird gefördert

-Entlohnungssystem muss angepasst werden
- neue Karrierewege müssen entwickelt werden weil mittleres Management fehlt

-Fokussierung auf rasche Umsetzung
- intensive involvierung des Kunden
- timeboxing
- selbst org. Team
- kurze häufige Meetings
-Ergebnis orientiert