Rechtssichere, prozessorientierte Unternehmensorganisation

1. Angemessene Unternehmensstruktur

2. Rechtssichere Organigramme

3. Schnittstellenmanagement

4. Rechtssichere Stellen- und Arbeitsplatzbeschreibungen

5. Rechtssichere Interaktionsmanagement

6. Rechtssichere Delegation

7. Rechtssichere Prozessbeschreibungen

8. Wirksame Aufsichts- und Kontrollmechanismen

9. Wirksames Informations- und Kommunikationsmanagement

10. Wirksames Dokumentationsmanagement

11. Unterstützendes (integriertes) Managementsystem

12. Angemessene Personalressourcen

„Unter Organisation versteht man das Bemühen der Unternehmensleitung, den ... Prozess
betrieblicher Leistungserstellung und Leistungsverwertung so zu strukturieren, dass die
Effizienzverluste auf der Ausführungsebene minimiert werden.“

Manager haften nicht nur für eigene Pflichtverletzungen (durch fehlerhaftes Handeln oder
Unterlassen), sondern auch für die Fehler ihrer Mitarbeiter! Immer häufiger stellt sich bei
Pflichtverletzungen die Frage, ob die Unternehmensorganisation sicher war. Fehlende Dokumentation und/oder unzureichende Personalressourcen werden in vielen Fällen als grobe
Organisationspflichtverletzung mit verschärften Sanktionen gewertet!

Schritt 1: Ziele und Wertbeitrag

• Beschreibung, welche Ziele und welcher Wertbeitrag von Gesetzgebung, Rechtsprechung und Management mit einer (rechts-) sicheren Unternehmensorganisation verfolgt werden.

Schritt 2: „Angemessenheit“

• Ein dokumentiertes Konzept bzgl. der unternehmensweiten Organisation mit allen
  erforderlichen Komponenten ist daraufhin zu überprüfen, ob es bei Umsetzung geeignet ist,
  die Zielerreichung zu gewährleisten.
• Das Organisationskonzept sollte Komponenten beinhalten, die den Anforderungen der
  Gesetze und Rechtsprechung genügen müssen. Oft sind die Bestandteile einer rechtssicheren
  Unternehmensorganisation nicht vollständig bekannt oder nicht konzipiert, implementiert und
  gelebt.

Schritt 3: Ressourcen

• Die erforderlichen Ressourcen (personell, finanziell, zeitlich, logistisch) müssen sichergestellt
  sein.

Schritt 4: Implementierung und Wirksamkeit

• Die Konzeptvorgaben sind in die Aufbau- und Ablauforganisation zu implementieren und
  müssen von Management und Mitarbeitern gelebt werden.
• Einheitliche Vorgaben helfen sicherzustellen, dass eine optimierte Organisation
  unternehmensweit auch genutzt / gelebt wird und optimieren Zusammenarbeit und
  Kommunikation der Mitarbeiter durch bekannte Strukturen.

Eine angemessene, gelebte Unternehmensorganisation sorgt für Rechtssicherheit, Zielerreichung, Effizienz und Transparenz. Unternehmensweit muss vorgegeben werden, wie die
Unternehmensorganisation im konkreten Unternehmen ausgeführt wird.

So sollten zum Beispiel Stellen- und Prozessbeschreibungen in einem einheitlichen,
unternehmensweit geltenden Muster bzw. einer einheitlichen rechtssicheren Darstellungs- und
Visualisierungsform festgelegt werden. Die Delegation sollte auf einheitlichen und rechtssicheren
Vorgaben beruhen.

Es besteht eine rechtliche Pflicht zur rechtssicheren Organisation. Die „richtige“ (= „auch rechtssichere“) Unternehmensorganisation stellt ein durchgehend juristisch infiltriertes Gebiet dar.

Bei Pflichtverstößen durch Mitarbeiter hat die Geschäftsleitung unverzüglich einzuschreiten und
entsprechende Maßnahmen / Sanktionen zu ergreifen. Eine Unterlassung kann eine persönliche
Haftung zur Folge haben.

Werden durch unterlassene Aufsichtsmaßnahmen Straftatbestände / Ordnungswidrigkeiten
verwirklicht, können Führungskräfte mit einem Bußgeld belegt werden.

Einige branchenbezogene Gesetze (z.B. Kreditwesengesetz („Besondere organisatorische Pflichten“)
und Versicherungsaufsichtsgesetz („Geschäftsorganisation“)) beinhalten konkrete Vorgaben zur
Organisation.